Vous gérez une PME et cherchez une solution de gestion des contrats ? C’est une bonne initiative, mais encore faut-il choisir le logiciel qui sera vraiment adapté à votre structure et à votre activité.
Voici quelques conseils pour vous aider à sélectionner la solution qui pourra répondre à vos besoins.
Les raisons d’adopter un logiciel de gestion des contrats
Le processus contractuel va s’avérer problématique à plusieurs niveaux dont :
– La rédaction et la négociation qui peuvent faire perdre du temps entre la vérification de l’exhaustivité des clauses, le blocage durant le processus de négociation, le va-et-vient entre les services…
– Le risque d’oubli d’obligations pouvant entraîner des pénalités ou encore un non-paiement pour dépassement de date limite.
– Des soucis de conformité avec une législation toujours en évolution qui vont pouvoir se poser à chaque retranscription de contrat ou lors de la création d’un nouveau contrat ou encore pour la transposition d’un contrat local à l’international.
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Comment choisir sa solution de gestion de contrats
Voici les différents points à considérer pour choisir la solution la plus adaptée :
1 – Le type de contrats
Si vous n’avez besoin que de rédiger des contrats d’achat, une simple solution achats suffira. Par contre, si les contrats d’achat doivent être accessibles à tous les collaborateurs, alors, il vaudra mieux adopter une solution centralisée.
2 – Le stockage
Toutes les solutions n’offrent pas les mêmes fonctionnalités, il faut donc savoir à l’avance si vous n’avez besoin que d’un stockage simple, un stockage avec indexation pour pouvoir effectuer des recherches ou encore d’un stockage avec possibilité de recherche accessible uniquement au sein de l’entreprise ou également à distance.
3 – L’interface et l’intégration
Pour que le logiciel puisse être aisément adopté par tous les collaborateurs concernés, il faut veiller à ce que l’interface soit simple et intuitive. Tout le monde n’est pas forcément à la pointe de la technologie. Il faudra aussi que la solution puisse s’intégrer à vos différents outils déjà présents sur votre système toujours dans l’esprit de simplifier l’adoption de l’outil.
4 – La sécurité
Il faut aussi songer à ce que seules les personnes concernées puissent accéder au stockage. Il faut donc s’assurer de l’existence d’une fonctionnalité d’identification.
5 – La rédaction
Et enfin, la rédaction doit réellement être simplifiée. Le logiciel doit apporter une solution de rédaction intelligente qui doit permettre la création de documents en quelques minutes.
